O novo enquadramento legal vai obrigar a que estima-se pelo menos 25 mil pequenas empresas, a partir de 1 de janeiro, tenham que ter o seu inventário disponível em permanência. O não cumprimento deste novo requisito legal incorre em coimas para as empresas que estão agora abrangidas pelo regime de Inventário Permanente. Pedro Montez, fiscalista da Primavera BSS, fala com a Grande Consumo sobre estas novas alterações legais e o papel das soluções de gestão Primavera BSS.
Grande Consumo – Quais são as exigências deste novo enquadramento legal em Portugal?
Pedro Montez – Esta norma tem efeitos, essencialmente, contabilísticos e na gestão das empresas. O novo quadro legal, entre outras alterações, prevê que as entidades a que seja aplicável o SNC ficam obrigadas a adotar o sistema de inventário permanente na contabilização dos inventários nos seguintes termos:
– Proceder às contagens físicas dos inventários com referência ao final do período, ou, ao longo do período, de forma rotativa, de modo a que cada bem seja contado, pelo menos, uma vez em cada período;
– Identificar os bens quanto à sua natureza, quantidade e custos unitários e globais, por forma a permitir a verificação, a todo o momento, da correspondência entre as contagens físicas e os respetivos registos contabilísticos.
GC – Que tipos de empresas vão estar agora abrangidos pelo regime de Inventário Permanente?
PM – Esta norma alarga o âmbito das empresas obrigadas a adotar o Sistema de Inventário Permanente. Até final de 2015 as pequenas e médias empresas não estavam obrigadas à adoção do sistema de inventário permanente. De acordo com a nova redação do Decreto-lei nº 158/2009, apenas as Microentidades ficam excluídas desta obrigação. Este normativo também alterou a classificação das entidades, passando a ser consideradas Microentidades aquelas que não ultrapassem dois dos seguintes limites: total do balanço 350 mil euros, Volume de Negócios líquido 700 mil euros e número médio de empregados durante o período: 10.
GC – De que forma vão as empresas agora abrangidas ser afetadas pelos novos requisitos legais?
PM – As empresas que antes não eram abrangidas por esta obrigação devem passar a gerir os seus inventários de forma a cumprir com os requisitos da norma legal, nomeadamente, garantindo um sistema de informação que permita a todo o momento verificar as correspondências entre as contagens físicas e os respetivos registos contabilísticos. Com o aumento do número de entidades obrigadas à adoção do sistema de inventário permanente existirá, consequentemente, uma alteração na gestão das empresas por força da necessidade do controlo regular do inventário.
O impacto maior decorrerá em termos processuais, ou seja, adaptação da estrutura das empresas e dos seus colaboradores para esta nova realidade. Ao mesmo tempo o órgão de gestão da empresa terá acesso a informação sobre o inventário de modo mais atempado, o que irá permitir, para além de cumprir o requisito legal, efetuar decisões mais atempadas e ajustadas relativamente à própria gestão do inventário.
GC – Qual é o sector mais afetado?
PM – Esta obrigação não se aplica apenas a um determinado sector de atividade, no entanto podemos facilmente concluir que sectores como o comércio a retalho e produção serão os mais afetados porque o seu core business está por natureza sujeito à gestão de stocks.
GC – Vão continuar a existir alguma classificação de empresa ou sector de atividade dispensados da adoção do sistema de inventário permanente?
PM – As empresas abrangidas são todas aquelas a que seja aplicável o SNC. No entanto, as Microentidades não são obrigadas a adotar o sistema de Inventário Permanente. De referir que o mesmo normativo redefine o conceito de microentidade, considerando-se como tal entidades que não ultrapassem dois dos seguintes limites: total do balanço 350 mil euros, Volume de Negócios líquido 700 mil euros e número médio de funcionários durante o período: 10.
Ficam ainda excluídas da obrigatoriedade da adoção do inventário permanente empresas que se dedicam a atividades específicas, como por exemplo, atividades de agricultura, silvicultura e indústria piscatória, bem como empresas de prestação de serviços que apresentem, no período de um exercício, um custo de mercadorias vendidas e das matérias consumidas que não exceda 300 mil euros nem 20% dos respetivos custos operacionais.
De notar que, anteriormente, além das Microentidades também as Pequenas Entidades estavam dispensadas da adoção obrigatória do sistema de inventário permanente.
GC – Na sua opinião, que implicações pode ter no negócio das empresas a obrigatoriedade de ter o seu inventário disponível e atualizado permanentemente?
PM – Estas empresas que, muitas vezes apenas controlam o inventário uma vez por ano, terão agora de fazê-lo de forma mais regular. Para tal, necessitam de implementar processos e dispor de ferramentas que lhes permitam, de uma forma ágil, proceder ao controlo do inventário, ou seja, proceder à quantificação e valorização das existências, de acordo com o normativo legal e de forma permanente.
A implementação de novos processos nas empresas poderá corresponder a custos adicionais e, dependendo da estrutura da empresa, necessidades complementares de apoio na formação dos seus colaboradores para esta nova realidade. Contudo, na minha opinião, este contexto poderá ser aproveitado pela maioria das empresas, agora obrigadas ao cumprimentos da norma legal, para obter proveitos do controlo regular do inventário permanente. Por exemplo, conseguir ganhos de eficiência e aumentar a sua capacidade concorrencial junto dos seus mais diretos concorrentes. Ao mesmo tempo, a estrutura de custos da empresa poderá diminuir, uma vez que o novo processo de controlo de inventário irá permitir reconhecer falhas nas contagens e valorização do inventário.
GC – Como é que a PRIMAVERA BSS pretende ajudar as empresas a responder a esta nova realidade?
PM – Através da adaptação das suas soluções a esta nova realidade fiscal. Os clientes PRIMAVERA que possuam atualmente os módulos necessários à gestão de inventário não terão que efetuar alterações ao seu sistema de informação de gestão. No caso de, por algum motivo, serem necessárias configurações, as mesmas poderão ser efetuadas por um parceiro da rede PRIMAVERA. Adicionalmente a PRIMAVERA preparou uma ação de formação adequada a este tema de modo a permitir que os técnicos de parceiros ou de clientes possam aprofundar os seus conhecimentos específicos.
GC – O módulo de gestão de Inventário presente nas soluções da PRIMAVERA BSS já está preparado para responder a este requisito legal?
PM – Sim. O módulo de gestão de Inventário da PRIMAVERA encontra-se preparado para responder a este requisito legal.
GC – Que soluções apresentam para as empresas que, até agora, estavam dispensadas da obrigatoriedade de gestão do inventário permanente?
PM – As empresas que já utilizavam o módulo de gestão de inventário da PRIMAVERA têm asseguradas as condições para cumprir este novo requisito, podendo eventualmente otimizar procedimentos internos. As empresas que desejam passar a gerir os seus inventários através de software PRIMAVERA devem adquirir o módulo de gestão de Inventários e garantir os procedimentos necessários, assentes em boas práticas de gestão, para o cumprimento da norma legal. Adicionalmente, sugerimos a aquisição dos módulos de vendas, compras e contabilidade para uma eficiente integração de informação.
