Se, até aqui, a digitalização dos negócios era vista como algo ao alcance apenas das grandes insígnias, com capacidade de gastar milhares de euros em softwares e plataformas digitais, hoje, já não é esse o caso. A adoção de novas formas de trabalho permite também às PME direcionarem o investimento para elementos essenciais ao sucesso do negócio, reduzindo custos na gestão de processos que são meramente administrativos ou secundários. É neste âmbito que atua a TBFiles, empresa nacional especialista na simplificação e transformação de processos documentais de suporte. Tiago Borges, CEO da TBFiles, aborda de que modo os retalhistas podem desmaterializar a documentação e a informação que têm de gerir diariamente, criando automatismos que lhes permitem libertar-se de tarefas secundárias para se concentrarem no “core” do seu negócio.
Grande Consumo – A TBFiles caminha para o seu 20.º aniversário a atuar numa área de negócio muito específica, mas mais pertinente do que nunca. Olhando para trás, o que é que diferencia a TBFiles de hoje daquilo que foi o seu início? A sua abrangência e respetivos eixos de ação são, hoje, maiores face ao arranque da empresa?
Tiago Borges – A TBFiles, quando nasceu, tinha como principal proposta de valor a deslocalização de arquivo morto das organizações, com escritórios tipicamente localizados em zonas nobres das principais cidades, para zonas mais periféricas com custos metro quadrado inferiores aos do centro. No fundo, esta solução resultou da identificação de uma área de oportunidade para que as organizações conseguissem reduzir custos com os seus espaços, melhorando a acessibilidade aos seus documentos.
Os eixos e princípios mantiveram-se, as ferramentas disponíveis e a evolução tecnológica é que mudaram drasticamente. A grande diferença para 2003 é a nossa atual forte vocação interna tecnológica, que permite manter premissas iniciais, como a redução de custos, através de um modelo de outsourcing de valor acrescentado, eficiência administrativa, libertando tarefas de menor valor acrescentado com automatismos ou processos de negócio robotizados e digitalizados.
GC – O que é a TBFiles oferece hoje ao mercado e em que áreas de negócio?
TB – Hoje, oferecemos ao mercado uma solução integrada de gestão documental e de informação, através de três grandes áreas de atuação: gestão documental (custódia, digitalização, extração de dados), automação e outsourcing de processos de negócio e Robot Process Automation (RPA) em modo SaaS (Software as a Service). No fundo, caminhamos a passos largos para um serviço de estruturação e integração de dados sem limitações quanto à sua origem (documento, e-mail ou base de dados), conferindo-lhes utilidade para suporte à tomada de decisão.
O alargamento do nosso espectro de atuação nasce de uma constatação simples a partir da custódia de arquivo: as empresas não se queriam preocupar com o papel, mas a informação que este transporta é muito importante para o seu negócio. Assim, começámos por desenvolver operações de digitalização de arquivo, respetiva partilha em plataformas para consulta ou download, mas rapidamente evoluímos para extração e disponibilização de informação qualificada para suportar a tomada de decisão dos nossos clientes. A partir daí, começámos a perceber que, além de podermos apoiar os nossos clientes na gestão dos seus documentos a jusante, muitas organizações podiam melhorar os seus processos e workflows a montante, a fim de garantir maior eficiência e robotização de trabalho administrativo de pouco valor acrescentado.
Hoje, através das várias áreas, oferecemos uma oferta integrada de serviços de gestão documental e backoffice administrativo.
“O alargamento do nosso espectro de atuação nasce de uma constatação simples a partir da custódia de arquivo: as empresas não se queriam preocupar com o papel, mas a informação que este transporta é muito importante para o seu negócio. Assim, começámos por desenvolver operações de digitalização de arquivo, respetiva partilha em plataformas para consulta ou download, mas rapidamente evoluímos para extração e disponibilização de informação qualificada para suportar a tomada de decisão dos nossos clientes”
GC – A desmaterialização de processos administrativos sem valor acrescentado para os negócios é uma preocupação crescente do seio empresarial nacional? Ou esta questão não é considerada como uma efetiva redução de custos?
TB – Como sabemos, o tecido empresarial nacional é, essencialmente, composto por PME, sendo que, para a grande maioria deste perfil de empresas, a transformação digital é ainda algo que apenas as grandes organizações conseguem promover, por considerarem que exige elevados níveis de investimento em hardware, software, recursos humanos, etc.
Mas a crise pandémica que se instalou, desde há um ano, veio não só desmistificar este preconceito como, por necessidade, promover uma maior abertura das organizações para a necessidade imperiosa de começar a dar passos no sentido de desmaterializarem ao máximo as suas operações, a fim de não só procurar áreas de redução de custos, como também, e acima de tudo, flexibilizar os seus modelos operacionais.
A desmaterialização de processos administrativos, que tipicamente são processos de pouco valor acrescentado e não “core” ao negócio, é uma área onde se conseguem enormes reduções de custos fixos e maior agilidade organizacional. No nosso caso, assumimos partilha de risco com os nossos clientes através de um modelo de negócio condicionado a entregáveis com níveis de serviço pré acordados.
GC – A desmaterialização de processos ainda está no início do seu processo no nosso país? Em que estágio considera que se encontra esta prática?
TB – Depende muito dos sectores de atividade. Se há sectores que são ainda muito conservadores nos seus modelos operacionais, não abdicando de procedimentos administrativos mais tradicionais, baseados no envio de documentos para lá, com assinaturas para cá, com o carimbo ali, há outros em que a desmaterialização e adoção de procedimentos mais leves e ágeis é algo que faz parte do seu ADN e com maiores níveis de segurança e controlo.
Mas, tendo em conta as características do nosso tecido empresarial, posso afirmar que há ainda um caminho importante a ser feito. Um exemplo é a circulação de faturas por e-mail, que veio dar uma aparência de desmaterialização para alguns, mas uma enorme dor de cabeça para os gabinetes de contabilidade. A TBFiles consegue processar estes e-mails e entregar nos ERP dos seus clientes os dados já auditados.
O retalho, por exemplo, apesar de ser muito sofisticado e tecnologicamente evoluído em múltiplas vertentes, é ainda um sector onde encontramos grandes insígnias de moda com redes de lojas que precisam que a supervisora passe na loja para aprovar a despesa de uma funcionária. Agora, multiplique isto por centenas de lojas e centenas ou milhares de pequenos processos administrativos, como estes, todo os anos, e facilmente percebe o custo desta ineficiência.
“Tendo em conta as características do nosso tecido empresarial, posso afirmar que há ainda um caminho importante a ser feito. Um exemplo é a circulação de faturas por e-mail, que veio dar uma aparência de desmaterialização para alguns, mas uma enorme dor de cabeça para os gabinetes de contabilidade. A TBFiles consegue processar estes e-mails e entregar nos ERP dos seus clientes os dados já auditados”
GC – A pandemia, e as suas ainda imprevisíveis consequências, são um bom exemplo de que como as dinâmicas de operar, trabalhar e estar em sociedade podem, de repente, ser alterada. A mesma configurou, para a TBFiles, um quadro de desafio ou de oportunidade?
TB – O quadro imposto pela pandemia representou um enorme desafio para as empresas, mas uma enorme oportunidade para nós. De um dia para o outro, milhares de organizações tiveram de manter as suas operações a funcionar, tendo uma grande quantidade dos seus funcionários a trabalhar a partir de casa, estando, em muitos casos, meses sem ir aos seus escritórios. Quem recebe e trata o correio que chega ao escritório? Como consigo fazer chegar à minha contabilidade as faturas de fornecedores que me foram enviadas, devidamente aprovadas pelos responsáveis? E aqueles milhares de talões de campanhas de marketing direto que precisam de ser tratados e que não posso pedir à equipa para levar para casa para o fazer?
Isto são apenas alguns exemplos de pequenos desafios com que as empresas foram confrontadas, de um dia para o outro, e que as fez pensar e perceber quanto estão dependentes de pequenas tarefas administrativas. É aqui que nós entramos com soluções que, além de resolverem as dificuldades, podem assumir modelos de custeio totalmente variáveis.
GC – A desmaterialização de processos é mais urgente do que nunca? A flexibilidade e resiliência passaram a ser predicados da gestão moderna? Que medidas podem as empresas adotar para aumentar essa flexibilidade?
TB – Creio que, neste momento, não há organização que não concorde que apostar na flexibilidade é essencial para a sua competitividade ou sobrevivência. A sociedade em que vivemos obriga-nos a ser cada vez mais ágeis e rápidos na resposta aos desafios que enfrentamos, porque tudo acontece a uma velocidade voraz e num quadro de enorme competitividade.
Para estar a passo com essa realidade, as organizações devem identificar todos os processos que, mesmo não sendo “core”, lhes consomem recursos e foco de gestão, procurando a sua subcontratação ou transferência para processos mais automatizados. Por exemplo, faz algum sentido para uma empresa cujo negócio se desenvolve totalmente online, 24/7 por dia, à escala global, ter uma ou mais pessoas a tratar manualmente guias de remessa e faturas de fornecedores, a fim de manter os seus stocks atualizados? Há, aqui, claramente algo de contranatura que deve ser repensado.
“O retalho, apesar de ser muito sofisticado e tecnologicamente evoluído em múltiplas vertentes, é ainda um sector onde encontramos grandes insígnias de moda com redes de lojas que precisam que a supervisora passe na loja para aprovar a despesa de uma funcionária. Agora, multiplique isto por centenas de lojas e centenas ou milhares de pequenos processos administrativos, como estes, todo os anos, e facilmente percebe o custo desta ineficiência”
GC – Quais as vantagens de descentralizar serviços não essenciais a um negócio? Pode essa descentralização de serviços ajudar mesmo as empresas com problemas e constrangimentos evitáveis e tornar o fluxo de negócio mais seguro?
TB – Claramente as principais vantagens têm que ver com eficiência, efeitos de escala e segurança. A descentralização e outsourcing de serviços, que são não essenciais a um negócio, a uma empresa especialista que se dedica exclusivamente a desenvolvê-los, com metodologias profissionais, suportada por ferramentas e soluções tecnológicas e orientada para o cumprimento de indicadores de performance transformam-se em ganhos de competitividade que podem ser muito expressivos. E que, por serem desenvolvidos com metodologias profissionais e com ferramentas e soluções tecnológicas, aumentam consideravelmente os níveis de segurança e fiabilidade dos resultados obtidos.
GC – A adoção acelerada de soluções integradas e digitais manter-se-á depois da pandemia? A revolução digital em marcha é irreversível?
TB – A adoção acelerada de soluções integradas e de base digital é um caminho sem retorno e que, por isso, se manterá depois da pandemia. Sobre esse ponto, não tenho qualquer dúvida. Quem não o fizer está condenado ao insucesso, é uma questão de (pouco) tempo.
Existem estudos que mostram que, já em 2025, as empresas que não conseguirem tirar partido de suporte robotizado, para consideração de toda a informação digitalizada nos seus processos de tomada de decisão, correm sérios riscos de não conseguir continuar no mercado.
“De um dia para o outro, milhares de organizações tiveram de manter as suas operações a funcionar, tendo uma grande quantidade dos seus funcionários a trabalhar a partir de casa, estando, em muitos casos, meses sem ir aos seus escritórios. Quem recebe e trata o correio que chega ao escritório? Como consigo fazer chegar à minha contabilidade as faturas de fornecedores que me foram enviadas, devidamente aprovadas pelos responsáveis? E aqueles milhares de talões de campanhas de marketing direto que precisam de ser tratados e que não posso pedir à equipa para levar para casa para o fazer?”
GC – A digitalização dos negócios é algo que está apenas ao alcance das grandes insígnias e das grandes empresas, com capacidade de gastar milhares de euros em softwares e plataformas digitais?
TB – Essa é, de facto, uma ideia que ainda muito enraizada no nosso tecido empresarial, composto essencialmente por PME, mas está totalmente distante da realidade.
Na TBFiles, por exemplo, temos soluções que colocamos ao dispor dos nossos clientes em modelos de custeio totalmente variáveis. O cliente paga apenas o que usa/recebe, sabendo que os nossos processos de digitalização/extração de dados são manifestamente mais eficientes do que numa empresa em que essa não é tarefa “core”.
GC – Como é que os lojistas e retalhistas podem desmaterializar a documentação e informação que têm de gerir diariamente? Como podem criar automatismos que irão facilitar a fluência dessas tarefas e o foco nas atividades “core” da empresa, independentemente da sua dimensão humana ou financeira?
TB – Todos os lojistas e retalhistas são confrontados com tarefas administrativas ou de backoffice inevitáveis, como contas a pagar, despesas de representação, introdução de dados em sistemas informáticos, etc. Outro exemplo é a gestão diária de e-mail para resolução de “issues” ou pedidos recorrentes.
Através de processos de extração de dados com base em diferentes suportes (um e-mail recebido de um cliente, por exemplo), devidamente definidos ou afinados por automatismos e alarmística, conseguimos criar soluções que permitem melhorar desempenho, reduzindo custos.
Este tipo de processos permitem-nos produzir qualquer tipo de informação de gestão, designadamente ao nível do conhecimento de cliente. Ter informação disponível para uma organização conhecer melhor o seu cliente permitirá uma comunicação mais assertiva e, consequentemente, uma melhor perceção de qualidade de serviço, fidelização e aumento de vendas.
“A adoção acelerada de soluções integradas e de base digital é um caminho sem retorno e que, por isso, se manterá depois da pandemia. Sobre esse ponto, não tenho qualquer dúvida. Quem não o fizer está condenado ao insucesso, é uma questão de (pouco) tempo”
GC – Quais são os benefícios de transformar custos fixos em custos variáveis?
TB – A realidade imposta pela recente pandemia fornece uma resposta simples a essa questão: se todos os custos que são fixos na manutenção de uma operação de retalho ou distribuição se transformassem em variáveis, em função do desenvolvimento de negócio, teríamos tantas empresas a passar por momentos tão difíceis?
Tipicamente, as organizações habituaram-se a aceitar que há uma fatia dos seus custos que são naturalmente fixos, quer tenham ou não negócio, como a renda do espaço ou os salários das equipas e que apenas os custos diretos das vendas são variáveis, mas a verdade é que, por debaixo da estrutura de custos fixos, há muitas pequenas tarefas que, tipicamente, envolvem intervenção humana e que podem ser retiradas e transferidas para custos variáveis (diretos ou não). Tipicamente, estes custos fixos são mal quantificados e alocados aos respetivos processos, conferindo uma oportunidade de melhoria em regime de outsourcing.
GC – Vão apresentar alguma novidade ao mercado ao longo de 2021? A pandemia, por sua vez, potenciou/acelerou o lançamento de algum produto ou solução que ainda estivesse a ser desenvolvida e que fizesse sentido implementar no presente contexto social e económico?
TB – Todos os produtos/inovação tecnológica têm por base conhecimento interno da TBFiles. Estamos, por isso, constantemente a investir em melhorar as nossas plataformas e robôs, para que sejam cada vez mais ágeis e úteis.
Em 2021, contamos apresentar algumas novidades, como, por exemplo, criar produtor a partir de soluções já desenvolvidas para substituir processos de negócio suportados por Outlook para workflows personalizados e centralizados (ticketing); módulos de business inteligence capazes de integrar diversas bases de dados e evidenciar indicadores críticos para o negócio, mantendo-os sempre atualizados; permitir que os gabinetes de contabilidade tirem partido dos nossos serviços de extração para que seja possível concentrarem-se nos serviços de valor acrescentado, libertando-os de todas as tarefas administrativas de backoffice.
Desde o primeiro dia que nos mantemos insaciáveis no desenvolvimento de soluções que tragam valor acrescentado aos seus clientes e mercado.
“Existem estudos que mostram que, já em 2025, as empresas que não conseguirem tirar partido de suporte robotizado, para consideração de toda a informação digitalizada nos seus processos de tomada de decisão, correm sérios riscos de não conseguir continuar no mercado”
GC – Se pudesse resumir os primeiros 18 anos da TBFiles numa única palavra qual seria?
TB – Superação.
GC – O que seria um bom exercício de 2021 para a TBFiles?
TB – Crescimento significativo de vendas em todas as geografias, com reconhecimento europeu como um hub de excelência para outsourcing de processos de backoffice para o mundo, e alinhado com a concretização de vários projetos em desenvolvimento, relacionados com uma consciência de impacto social a que, nos últimos anos, temos vindo a dar prioridade.
