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Staples implementa Portal Colaborativo B2B do Generix Group

Otimizar processos administrativos, reduzir erros, diminuir custos e melhorar a qualidade de serviço eram os objetivos a que a Staples se propunha alcançar ao implementar o Portal Colaborativo B2B do Generix Group.

A unidade de negócio B2B da Staples Portugal tem vindo a crescer de forma assinalável desde 2011. Nessa altura, a retalhista recorreu ao Generix Group com o intuito de otimizar o trabalho administrativo, que implicava a colocação e processamento de encomendas, impressão, envelopagem e envio de faturas, deparando-se com as limitações do modelo de encomendas até então usado.“O projeto surge da necessidade de manter a viabilidade do negócio e permitir que continuasse a crescer de forma sustentada, com cada vez mais clientes” começa por explicar Bernardo Rebelo, Project Manager da Staples Portugal.

Em Portugal desde 1996, a Staples conta atualmente com 33 lojas de norte a sul do país, nas quais o consumidor profissional e particular tem disponível uma oferta de mais de sete mil produtos. A insígnia tem uma presença global forte na venda de artigos de papelaria e material de escritório e sobretudo a nível de vendas online. Com um volume de negócios acima dos 100 milhões de euros, a empresa conta com uma equipa de 900 colaboradores. Direcionada não só para o cliente particular, fez sempre parte da visão da empresa ser também marca de referência para o cliente profissional, oferecendo-lhe soluções integradas, ao nível dos canais de distribuição e dos serviços. “O Generix Group mostrou uma solução base já desenvolvida (um portal de compras) que era muito próxima do que pretendíamos e com uma boa relação qualidade/preço. Trata-se de uma empresa internacional, com grande experiência no mercado e em especial em comunicações EDI (Electronic Data Interchange), que era um ponto muito importante para a Staples Portugal”, adianta aquele responsável.

O Portal Colaborativo de Vendas B2B, então implementado, permitiu à Staples reduzir o trabalho manual na colocação de encomendas, diminuir os erros e o custo de processamento e apresentar aos seus clientes um serviço de valor acrescentado. Para além disso, este portal tem também a componente de faturação eletrónica, o que possibilitou uma redução de custos.

Com o intuito de reduzir o número de contactos ao Customer Service, foi disponibilizado na própria plataforma o status das encomendas, o acesso à imagem digitalizada das confirmações de entrega com a assinatura da pessoa responsável pela receção da mercadoria e as faturas eletrónicas. “O portal fornece, sobretudo aos nossos clientes, a possibilidade de obterem de forma autónoma um conjunto de relatórios personalizados, dados analíticos ou segundas vias dos documentos, o que se traduz igualmente em ganhos de tempo para a Staples Portugal e um aumento da satisfação do cliente. A vantagem mais relevante e diferenciadora de outras soluções é que esta plataforma adapta-se totalmente aos modelos de trabalho dos nossos clientes. E aqui, quer se tratem de clientes com centrais de compra ou descentralizados com centenas de clientes, conseguimos assegurar que a plataforma é configurável aos ‘workflows’ e regras de cada organização. No fundo, é como se tivéssemos desenvolvido portais adaptados cliente a cliente“, refere Bernardo Rebelo.

Outro benefício mencionado é o facto do portal e a faturação eletrónica permitirem à Staples apresentar propostas chave na mão aos seus clientes, com um serviço que acompanha uma estratégia de “pricing” personalizada. “Desde o início, a Generix demonstrou ser bastante flexível e inovadora no que diz respeito a novos desenvolvimentos e adaptação às necessidades do cliente”, conclui o responsável da Staples.

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