Custos com papel, impressão, envelopagem e envio, além da longa espera para que a carta ou contrato chegue até ao destinatário, deixaram de ser uma realidade para as empresas que investiram na desmaterialização do correio físico. As Registered Messages, ou mensagens registadas, podem ser enviadas por SMS ou e-mail e usadas como prova legal da relação entre empresas e clientes.
Com o auxílio da tecnologia, essas mensagens são utilizadas para comunicar prazos de pagamento ou atraso, envio de simulações, contratos, apólices e sinistros, confirmar e cessar contratos, confirmar pagamentos, enviar informações de alterações de contratos e ainda avisar sobre o corte de serviços.
“A estratégia de mensagens registadas é uma forma das empresas investirem na redução de custos, além do aumento na rapidez e eficiência dos processos de comunicação com os seus clientes. Enquanto uma carta pode demorar cerca de três dias para chegar até ao destinatário, a Registered Message demora dois segundos para enviar a mesma informação via SMS ou e-mail”, explica o Head of Global Sales da E-goi Digital Solutions, Ernesto Ferreira.
Redução de custos
A empresa, que desenvolve soluções personalizadas de “marketing automation”, identificou que os clientes registaram uma redução entre 50% a 95% com os custos a partir da transição do correio físico para as Registered Messages. “Além da economia significativa, temos um impacto ambiental positivo se considerarmos que não há papéis e transportes envolvidos nesse processo. Outros benefícios são a eficiência, a automatização desde o envio até ao registo da evidência documental legal e a segurança, visto que os dados são armazenados e encriptados em servidores seguros, acessíveis apenas através de uma chave única digital”, afirma Ernesto Ferreira.
Como funciona
As Registered Messages podem ser enviadas por e-mail (por API ou por SMTP com domínio do cliente) ou por SMS (por API, com ligação dedicada direta aos operadores), seguindo protocolos de acesso seguro, que garantem encriptação “end to end”, com controlo de reputação para entregabilidade. Em seguida, é registada a entrega da mensagem, o comportamento do remetente quanto à abertura e cliques, a resposta e todos os conteúdos e anexos presentes na comunicação.
Após essa etapa, a E-goi, enquanto prestadora de serviços, emite um certificado com o relatório técnico completo e com assinatura qualificada, válido por 12 anos, que confirma a data e hora da emissão. É gerada uma chave única e as evidências são armazenadas num servidor com certificação ISO 27001. As evidências ficam acessíveis para consulta ou extração, através de interface web acessível pelo cliente.
“É uma integração técnica simples e rápida, com custos previsíveis. Desenvolvemos soluções à medida ,de acordo com as necessidades do cliente, com tecnologia e autenticações para garantir a melhor entregabilidade. Controlamos todo o processo, com mais de 15 anos de experiência em tecnologia de envio de comunicações eletrónicas, que permitem envios rápidos, escaláveis e dedicados”, conclui o Head of Global Sales da E-goi Digital Solutions.
