Os termos processo de compras e Procurement são muitas vezes utilizados como sinónimos. Há realmente uma relação entre ambos os processos, mas, na verdade, eles são bastante diferentes. Vamos perceber então o que os une e aquilo que os separa, escreve Pedro Pimenta, especialista em transformação digital de processos de negócio da multinacional tecnológica PRIMAVERA BSS.
A diferença entre o processo de compras e o Procurement
Por processo de compras deve entender-se o conjunto de ações diretamente envolvidas com o ato de aquisição de materiais ou serviços. Inclui operações como a elaboração da encomenda, eventualmente sujeita a aprovação, a receção de mercadorias ou matérias-primas e o registo e conferência das faturas dos fornecedores.
Já o termo Procurement envolve toda a componente estratégica e operacional de gestão do processo de aprovisionamento das empresas, começando a montante e acabando a jusante do processo de compras. O Procurement abrange pesquisas de mercado, avaliação de fornecedores, negociação de preços e contratos, assim como toda a componente financeira envolvida. Este processo inclui um conjunto vasto, integrado e sequencial de operações, que interligam todos os intervenientes internos e externos à organização, razão pela qual começam a surgir no mercado soluções de Procurement sistematizadas através de fluxos orientados à máxima rapidez, produtividade e rentabilidade do processo.
De forma muito simples, podemos dizer que o processo de compras é uma pequena peça do puzzle que representa todo ciclo de Procurement numa organização. Se numa pequena empresa esta distinção pode parecer inútil (mas não o é), para empresas com maior complexidade processual é absolutamente fundamental perceber a diferença entre ambos os conceitos e implementar uma verdadeira estratégia de Procurement para obter mais eficiência dos processos e maximizar a eficácia de toda a cadeia de abastecimento. Afinal, comprar bem é um dos clássicos promotores do sucesso dos negócios.
Qual o impacto de processos de compra mal estruturados?
Apesar da evolução tecnológica a que temos assistido nos últimos tempos, o processo de aprovisionamento ainda é o Calcanhar de Aquiles de muitas empresas nos dias de hoje. Para chegarmos rapidamente a essa conclusão, basta pensarmos na quantidade de operações manuais que continuam a existir nas empresas. Cenários como o pedido de uma cotação por email ou por telefone continuam a ser uma realidade na grande maioria das organizações, provocando uma tremenda desorganização, principalmente quando existe a necessidade de voltar atrás para aceder a informação de contexto histórico. Aí gera-se o caos.
As aprovações no corredor ou ao telefone são outro exemplo de falta de rigor e eficiência, até porque é fundamental garantir a rastreabilidade e a análise histórica ao longo de todo o processo.
Pior do que isso, é a perda de rentabilidade que está a passar ao lado dos responsáveis por estas operações! A gestão manual destes processos acarreta vários problemas, dos quais podemos destacar:
- Morosidade das operações
- Propensão a erros nas encomendas
- Dificuldade de otimização de custos
- Tendência a erros por falha ou excesso de stocks
- Inexistência de rastreabilidade e controlo do histórico
Principais vantagens de implementar um processo de Procurement
- Aumento da produtividade. A primeira grande vantagem resultante da implementação de um processo eficiente de Procurement é, sem dúvida, a produtividade. Todas as operações envolvidas no processo são automatizadas, libertando a equipa para outras operações mais estratégicas e que realmente ajudam a empresa a prosperar.
- Mais agilidade na execução das operações Hoje já não é necessário esperar pelo dia seguinte, quando regressar ao escritório, para aprovar uma compra ou a liquidação de uma fatura. Há soluções online de Procurement através das quais pode efetuar as operações em qualquer lugar, com a grande vantagem da integração imediata no sistema de gestão empresarial, ou os ditos ERP. Esta agilidade é fundamental quando estamos habituados a realizar tarefas que deviam ser “para ontem”.
- Contacto em tempo real com os fornecedores. A agilidade na relação com o fornecedor também é um aspeto importante, ou seja, a possibilidade de encontrar os fornecedores que atendem às necessidades existentes, proporcionando uma maior fluidez de todo o processo. Quando existe um processo de Procurement bem estruturado, os fornecedores podem efetuar as suas cotações online, permitindo ao “comprador” encontrar mais facilmente a melhor relação custo-qualidade-benefício.
- Rastreabilidade ao longo de todo o processo. A padronização dos processos, aliada ao seu controlo e rastreabilidade, são premissas fundamentais para uma gestão logística eficiente. Além de acelerar as operações e garantir o rigor da informação, essa sistematização garante a rastreabilidade ao longo de todo o ciclo de compra, desde a requisição, até à liquidação da fatura. Garante ainda o cumprimento das regras operacionais e contratuais, sem qualquer trabalho administrativo, nem erros na informação.
Numa altura em que a palavra de ordem é digitalizar, esta reflexão sobre a necessidade de estruturar verdadeiros processos de Procurement faz ainda mais sentido.
E se pensarmos no desafio que nos foi lançado a todos de eliminar o uso de papel, não fará sentido incluir nesse desígnio também as operações logísticas? Porque será que tal ainda não aconteceu?
Há aqui uma grande oportunidade de diminuição de custos que está a passar a lado.
