A Tejo Brinde é uma empresa familiar que começou com uma pequena loja e, depois, se especializou na área dos brindes promocionais. Pujaa Sesicante e Chetal Kantilal, que fazem parte da direção da Tejo Brinde, com as funções de diretora financeira e de diretor comercial, respetivamente, partilham a experiência de como um software de gestão, adequado à sua atividade, exponenciou o crescimento da empresa.
Em que altura concretizaram a parceria com a Winsig?
Pujaa Sesicante: A nossa criatividade é inata e precisamos de um parceiro de IT que nos acompanhe e sugira soluções, também elas criativas. Nesse sentido, realizámos uma pesquisa de mercado e selecionámos a Winsig como parceiro PHC. Começámos esta parceria com a realização de pequenas experiências e projetos de implementação, até chegar ao ponto onde nos encontramos hoje, com o software de gestão PHC e os add-ons da Winsig desenvolvidos à nossa medida.
Refira um projeto que tenha marcado o crescimento da Tejo Brinde.
P.S.: Tivemos a necessidade de criar um site de e-commerce e a Winsig revelou, ao longo dos anos, ser o parceiro ideal para este projeto. Desenvolveu a plataforma na qual está alojada a loja online, que, por sua vez, se interliga com o PHC, o que faz com que a informação flua de forma muito direta e célere.
A automação de processos foi implementada no armazém?
Chetal Kantilal: Essa automação está a ser efetuada por etapas. Este ano realizámos, pela primeira vez, o inventário com o ERP PHC e o resultado foi muito positivo. Anteriormente, o inventário era realizado à mão, demorava, pelo menos, uma semana a ser concluído e existiam erros difíceis de rastrear. Este ano, houve um binómio homem-máquina que resultou muito bem. A operação foi facilitada pela utilização das “pistolas” e a introdução foi comunicada automaticamente para o PHC que, por sua vez, corrigia as quantidades e as incoerências.
Na área financeira, qual é a implementação que destaca?
P.S.: Como trabalhamos com fornecedores de dentro e de fora do mercado europeu, e com diferentes moedas, tivemos de customizar uma solução que acompanhasse os processos de compra e os custos adicionais inerentes a estas, antes de concretizarmos a compra.
Foi outro desenvolvimento conjunto com a Winsig, que resulta na interação do PHC com os valores que introduzimos e, no final, quando é emitida guia de receção, todas as despesas estão calculadas, refletindo o custo final de cada produto.
A poupança de tempo é uma das vantagens que destaca das implementações que têm vindo a concretizar?
C.K.: Essa é uma vantagem muito relevante no nosso negócio e implementámos várias soluções assentes no PHC, com vista à otimização de tempos e para aumentar a produtividade. Temos implementações recentes, nomeadamente, no que concerne aos débitos diretos e um outro projeto, que terminou há seis meses e que está a correr muito bem, que é o sistema de pagamentos. Este último abriu o leque dos métodos de pagamento para cartão de crédito, referência multibanco ou MBWAY e facilitou a receção da encomenda no destino.
A digitalização de processos ocorre a par com estas implementações?
C.K.: A digitalização de processos, a eficiência energética e a sustentabilidade fazem parte do ADN da Tejo Brinde e a Winsig está a auxiliar-nos na aplicação destas boas práticas. Temos várias ações a decorrer, no sentido de nos tornarmos uma empresa mais sustentável e “paper free”.
O módulo do cockpit de compras abriu esse caminho e já estamos a digitalizar os processos associados às fases de recebimentos, pagamentos, envio e receção de faturas e outras inerentes a estes processos.
A nível financeiro e comercial, consideram que os foram processos otimizados?
P.S.: Sim, mas há sempre espaço para evoluir!
A implementação e evolução do site destaca-se a vários níveis, nomeadamente ao volume de encomendas online que passou de 30% para os atuais 80%. O facto do site ser “user friendly”, apresentar várias modalidades de pagamento, permitir ao cliente consultar informações de quando iremos receber a próxima encomenda de um determinado fornecedor, transmite confiança e fideliza os nossos clientes.
Analisando os últimos cinco anos, tivemos uma evolução muito positiva, a nível comercial e financeiro.
Considera que trabalhar com a Winsig se tornou uma mais-valia?
C.K.: Trabalhar com a Winsig trouxe-nos mais-valias, não só ao nível de IT e da otimização de tarefas, mas também ao nível das boas práticas.
Um excelente exemplo é a funcionalidade de poder bloquear alvéolos, para fazer uma inventariação permanente do armazém, em vez da anual. É um desenvolvimento interno da Winsig, o Win Armazéns, que trouxe automação e vantagens operacionais, ao ponto de não temos de parar a nossa atividade e conseguimos manter a interação como os nossos clientes, durante todo o ano.
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Este artigo foi publicado na edição N.º 79 da Grande Consumo
