A Zone Soft, tecnológica portuguesa que disponibiliza software desenvolvido integralmente in-house para as áreas da restauração e bebidas, comércio e mobilidade, foi selecionada pelo Prego Gourmet para implementar uma completa solução de gestão das suas operações de backoffice e frontoffice, incluindo hardware e software.
O Prego Gourmet precisava que a tecnologia funcionasse como alavanca em termos de automatização e agilização de processos. Para gerir as vendas de loja e backoffice, recorria a vários softwares de diferentes fornecedores que, apesar de comunicarem entre si, dificultavam a integração de novas funcionalidades e implicavam trabalho duplicado, manual e sujeito a falhas na partilha de dados, com sérias propensões a erros. Além disso, existiam incoerências de stock resultantes da incorreta inserção de dados no backoffice por falta de restrições na relação produto/unidade/fornecedor e recorria a ineficientes folhas Excel para controlo de alguns processos. Debatia-se também com uma grande dificuldade em limitar escolhas de produtos na frente de loja, mediante certas opções selecionadas. Por outro lado, o sistema de fidelização de clientes era baseado em cartões físicos obsoletos e com claras limitações de potencial e o processo de exportação de dados para o ERP de contabilidade (Artsoft) era extremamente complexo. “Em vez de facilitar, a tecnologia existente estava a bloquear e a tornar incomportável a gestão do nosso negócio. Precisávamos de uma reviravolta de 180 graus, quer no frontoffice quer no backoffice, e de um parceiro que nos entendesse e tornasse a nossa visão uma realidade“, começa por explicar Ana Santos, supervisora de lojas do Prego Gourmet.
Através da Levoo, parceira tecnológica da Zone Soft à qual aderiu em 2017 para a gestão de pedidos de refeição, teve início o processo de mudança. “Existiram vários fatores que motivaram a escolha da solução integrada de restauração da Zone Soft, mas destaco cinco deles: a possibilidade de termos um único fornecedor para todas as soluções de backoffice, frontoffice e fidelização; conseguirmos funcionar em offline graças à tecnologia de cloud híbrida; conectarmos facilmente o Levoo que já tínhamos instalado; sentirmos desde a primeira abordagem um espírito de parceria para desenvolvimentos adicionais e, por último mas não menos importante, termos acesso a produtos de excelência a um preço muito competitivo“, revela Ana Santos.
A implementação teve a duração de apenas três meses, desde a consultoria inicial até à entrada em produção, envolvendo sete profissionais da Zone Soft e do parceiro Inforestilo e 39 colaboradores do Prego Gourmet (quatro em backoffice e 35 a operar nas frentes de loja).
“O Prego Gourmet está agora inteiramente preparado para o plano de expansão previsto. Os processos estão automatizados e integrados, o software é muito intuitivo para todos os utilizadores e temos acesso a relatórios personalizados para uso imediato em reuniões e tomadas de decisão. No fundo, ganhámos tempo para nos focarmos em iniciativas estratégicas e num serviço de excelência ao cliente e não em tarefas burocráticas, morosas e desgastantes devido aos problemas nos sistemas. Finalmente temos a tecnologia verdadeiramente ao serviço do nosso negócio“, refere Ana Santos.
