A fatura eletrónica, e com ela a transformação digital da atividade empresarial, é uma realidade na Península Ibérica, onde quer em Portugal, quer em Espanha, a sua utilização cresceu exponencialmente.
Este aumento está fortemente ligado à introdução da obrigatoriedade generalizada da sua utilização no espaço da União Europeia, nas transações entre as empresas e as administrações públicas (B2G), conforme revela o “Estudo sobre o Estado da Fatura Eletrónica no Mundo”, elaborado pela SERES.
Além disso, os dois países ibéricos lideram também, em conjunto com a Itália, a implementação da obrigatoriedade da utilização da fatura eletrónica nas relações entre empresas (B2B).
Europa na linha da frente
Na Europa, a utilização da fatura eletrónica é uma realidade em todos os países e grande parte do sucesso da sua utilização deve-se à dinâmica introduzida com o esforço legislativo desenvolvido pelos vários governos para acelerar a sua implementação.
A utilização da fatura eletrónica nos processos de contratação pública (B2G) é obrigatória em Espanha, desde 2015, e em Portugal, desde 2019. A partir destas datas, as administrações públicas passaram a estar sujeitas à utilização da faturação eletrónica.
No passado dia 18 de abril de 2019, entrou em vigor na União Europeia o novo formato de fatura eletrónica UBL (EN 16931), que passou a ser obrigatório para todas as empresas europeias que faturem às administrações públicas dos vários países. Com esta medida, a União Europeia quer estimular a utilização de um formato único de fatura eletrónica, que simplifique e agilize as relações comerciais entre as empresas europeias e as extracomunitárias e que acabe com a atual multiplicidade de formatos. O novo formato, que já tinha sido adotado por alguns países, oferece uma estrutura de informações que facilita o intercâmbio eletrónico entre os países membros da União Europeia e o resto do mundo.
A nível internacional é utilizado, e de forma generalizada, o PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online). Trata-se de um conjunto de especificações e standards que facilitam o intercâmbio eletrónico de documentos entre os diversos países à escala mundial. A utilização desta rede rege-se por uma estrutura de acordos multilaterais criados entre maio de 2008 e agosto de 2012. Atualmente, estes requisitos são propriedade da OpenPEPPOL, uma associação internacional sem fins lucrativos que surgiu, em 2012, após a conclusão do projeto PEPPOL, e são por ela geridos.
Os negócios entre as empresas e as administrações públicas geram um volume de receitas muito significativo em toda a Europa. A contratação pública representa aproximadamente 18% do PIB da União Europeia. Mas, para que esta contratação se concretize, a comunicação e o intercâmbio de informações entre as empresas e os governos devem ser rápidos e económicos, além de contribuírem para o desenvolvimento do mercado único digital, no contexto do qual todas as empresas europeias poderão apresentar ofertas a qualquer concurso de contratação pública, independentemente do país a que pertençam.
Utilizações associadas
A fatura eletrónica facilita o desenvolvimento e a aplicação de novos sistemas orientados para a transformação digital da atividade económica em geral.
Com o objetivo de impulsionar a fatura eletrónica em Portugal, a AT (Agência Tributária e Aduaneira) lançou, em maio de 2019, o Programa Simplex + para facilitar a criação de novos serviços públicos online, otimizar os existentes e desburocratizar a relação entre as instituições públicas e a sociedade civil. No contexto deste programa, foi publicado o Decreto-Lei 28/2019 que alargou a obrigatoriedade da utilização da fatura eletrónica às empresas não residentes em Portugal, a partir de 1 de junho de 2019.
2020
Desde o passado dia 1 de janeiro, as empresas portuguesas cujo volume de negócios tiver superado os 50 milhões de euros, no ano anterior, serão obrigadas a utilizar sistemas de faturação eletrónica. Adicionalmente, a partir de 18 de abril de 2020, todas as empresas em Portugal que tiverem mais de 250 funcionários serão obrigadas a utilizar a faturação eletrónica nas suas relações comerciais. Nesta mesma data, também os organismos públicos regionais e locais passarão a estar sujeitos a esta obrigatoriedade. Desta forma, toda a administração pública portuguesa passará a utilizar a faturação eletrónica, tal como estabelecido na Diretiva Europeia 2014/55/UE.
Evolução
Como com qualquer outra inovação tecnológica, a adoção da fatura eletrónica passou por diferentes etapas ao longo da sua história. A experiência, os ajustes e os erros que marcaram este percurso determinam, hoje, o seu futuro. A compatibilidade entre fornecedores, sistemas, formatos e legislações nacionais, decorrentes em grande parte de enquadramentos legais distintos, contribuíram para abrir o caminho à massificação da utilização da fatura eletrónica. Paralelamente, muitos países iniciaram o processo através da criação de portais de faturação eletrónica na Internet, que, no entanto, não são nem “user friendly” nem “customer oriented”.
“Uma das principais tendências nos nossos dias“, afirma Alberto Redondo, diretor de marketing para a Ibéria e LATAM da SERES, “vem dos fornecedores de faturação eletrónica, entidades reguladas que oferecem serviços de faturação às empresas, que garantem a máxima segurança, fiabilidade e rastreio das faturas, inclusivamente, em sistemas mistos que combinam o suporte digital e em papel. Estes fornecedores permitem que as empresas adotem um sistema de faturação eletrónica imediatamente, sem necessidade de realizarem nenhum investimento. A sua eficácia é tal que alguns países começaram a obrigar ou recomendar a sua utilização“.
